Ratgeber · Aufbewahrung

Wie lange Kassenbons aufbewahren? Privat, Garantie und Steuer

Aktualisiert am 30.09.2026 · ca. 5 Min. Lesezeit

Privat musst du Kassenbons nicht aufbewahren – es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht. Die Verbraucherzentrale empfiehlt aber, Kassenbons und Kaufbelege zwei Jahre aufzuheben, weil so lange die gesetzliche Gewährleistung läuft; bei Garantien gilt die Frist des Herstellers, und für Selbstständige gelten deutlich längere steuerliche Fristen.

Müssen Privatpersonen Kassenbons aufbewahren?

Nein. Für normale Einkäufe gibt es keine Pflicht, den Bon aufzuheben. Den Bon brauchst du aber als Nachweis, wenn du etwas umtauschen, reklamieren oder eine Garantie nutzen willst. Deshalb richtet sich die sinnvolle Aufbewahrungsdauer danach, wie lange du solche Rechte hast.

Wie lange solltest du Bons wegen der Gewährleistung aufheben?

Die gesetzliche Gewährleistung ist dein Recht gegenüber dem Verkäufer. Mängelansprüche beim Kauf verjähren nach § 438 BGB in der Regel nach zwei Jahren; die Frist beginnt mit der Ablieferung der Ware. Die Verbraucherzentrale empfiehlt deshalb, Quittungen, Kaufbelege und Kassenbons zwei Jahre aufzubewahren.

Wichtig für die Beweisführung: Laut Verbraucherzentrale muss in den ersten zwölf Monaten der Verkäufer widerlegen, dass die Ware schon beim Kauf mangelhaft war. Danach liegt die Beweislast bei dir. Umso wichtiger ist, dass du mit dem Bon Kaufdatum und Händler belegen kannst.

Neu seit 2026: Laut Verbraucherzentrale gilt für Produkte, die nach dem 31. Juli 2026 gekauft wurden, ein Recht auf Reparatur. Entscheidest du dich bei einem Mangel für die Reparatur statt für ein Ersatzgerät, verlängert sich die Gewährleistungsfrist einmalig um ein Jahr. In diesem Fall lohnt es sich, den Bon entsprechend länger aufzuheben. Bekommst du ein Austauschgerät, beginnt die Gewährleistung dafür in der Regel neu – lass dir den Tausch schriftlich bestätigen.

Und bei einer Garantie?

Eine Garantie ist eine freiwillige Zusage, meist des Herstellers. Dauer und Bedingungen stehen in den Garantiebedingungen – das können ein, zwei, fünf Jahre oder mehr sein. Hebe den Bon mindestens so lange auf, wie die Garantie läuft, am besten zusammen mit der Garantiekarte oder dem Garantiedokument.

Welche Bons solltest du länger aufheben?

• Teure Geräte und Möbel: solange du sie besitzt, etwa als Wertnachweis gegenüber der Hausratversicherung oder beim Wiederverkauf.
• Käufe mit langer Herstellergarantie: bis die Garantie abläuft.
• Reparierte Produkte: bis die verlängerte Gewährleistung abgelaufen ist.
• Belege für die Steuererklärung, zum Beispiel Arbeitsmittel: bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist – im Zweifel fragst du deine Steuerberatung oder den Lohnsteuerhilfeverein.

Lebensmittelbons kannst du dagegen meist schnell entsorgen, wenn du sie nicht für dein Haushaltsbuch brauchst. Thermopapier gehört dabei laut R+V nicht ins Altpapier, sondern in den Restmüll.

Wie lange müssen Selbstständige und Unternehmen Belege aufbewahren?

Für Unternehmen gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch. Laut IHK Köln gilt seit dem 1. Januar 2025 für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren (vorher zehn). Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Inventare sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren, andere aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder zuletzt bearbeitet wurde.

Ob ein Foto oder Scan das Papieroriginal ersetzen darf, hängt von weiteren Anforderungen ab – das klärst du mit deiner Steuerberatung. Bonstructer ist ein Notizbuch für deine Bons, kein Archivsystem für die Buchhaltung.

Reicht ein Foto oder Scan statt des Originals?

Für private Zwecke hilft ein Foto oft weiter. Laut Verbraucherzentrale kommt es bei Aufbewahrungsfristen auf den Inhalt an, nicht darauf, ob er auf Papier oder digital vorliegt. Die R+V rät, bei einer Reklamation neben Foto oder Scan möglichst auch das Original vorzulegen. Ob der Händler ein Foto akzeptiert, entscheidet er.

Ein praktischer Grund für den Scan: Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft lange vor Ablauf von zwei Jahren. Was du dann tun kannst, steht im Ratgeber Kassenbon verblasst: Was tun?

Wie findest du einen Bon nach zwei Jahren wieder?

Das eigentliche Problem ist selten das Aufbewahren, sondern das Wiederfinden. In Bonstructer scannst du den Bon direkt nach dem Einkauf; Laden, Datum und jede Artikelzeile werden ausgelesen, das Originalfoto bleibt am Bon. Wichtige Bons markierst du als „Garantie & Beleg“. Später suchst du nach dem Artikel, etwa „Wasserkocher“, und öffnest den Bon. Brauchst du ihn für Steuerberatung, Arbeitgeber oder Vermieter, schickst du ihn per E-Mail mit Foto und Zeilen.

Einen automatischen Garantie-Wecker gibt es nicht – die Fristen behältst du selbst im Blick. Tipps für gute Scans findest du im Ratgeber Kassenbon scannen: Tipps, weitere Antworten in den häufigen Fragen.