Ratgeber · Finanzsoftware

Kassenbons in Finanzsoftware importieren

Aktualisiert am 05.11.2026 · ca. 4 Min. Lesezeit

Kassenbons kommen in dein Finanzprogramm, indem du sie als QIF- oder CSV-Datei exportierst und in ein eigenes Bargeldkonto importierst. Jeder Bon wird dabei eine Buchung, aufgeteilt nach Kategorien. In Bonstructer wählst du unter Mehr → An Finanzsoftware exportieren Programm und Zeitraum und bekommst die passende Datei.

Warum reicht der Kontoumsatz nicht?

Auf dem Kontoauszug steht ein Betrag pro Einkauf: „REWE 63,40 €“. Was davon Lebensmittel, Drogerie, Getränke oder ein Geschenk war, weiß das Programm nicht. Wer seine Ausgaben wirklich nach Kategorien auswerten will, tippt die Bons ab oder lässt die Hälfte der Ausgaben unter „Lebensmittel“ stehen.

Der Bon kennt die Zeilen. Wenn er einmal erfasst ist, lässt sich jede Zeile einer Kategorie zuordnen, und der Export rechnet die Summen pro Kategorie zusammen.

Wie sieht eine Bon-Buchung im Programm aus?

Jeder Bon wird eine Buchung mit Datum, Laden als Empfänger und Bonsumme. Darunter liegen Split-Buchungen, eine pro Kategorie. Im Notizfeld jedes Splits stehen die Artikel, gekürzt auf 64 Zeichen:

• Lebensmittel: −38,12 € (Milch, Brot, Äpfel, Käse …)
• Drogerie: −9,85 € (Zahnpasta, Spülmittel)
• Getränke: −15,43 € (Mineralwasser, Saft)

Weicht die Summe der Zeilen von der Bonsumme ab, etwa durch einen Rabatt auf den ganzen Einkauf, steht der Rest als eigener Split „Differenz zum Bonbetrag“ unter Sonstiges. So stimmt die Buchung immer auf den Cent mit dem Bon überein.

Welches Format passt zu welchem Programm?

Die meisten deutschen Programme lesen QIF, einige lieber CSV. Die Vorlagen in Bonstructer stellen Format, Zeichensatz und Datumsreihenfolge passend ein:

Schritt für Schritt: vom Bon in dein Programm

1. Bons erfassen: Foto, PDF oder digitaler eBon. Die Zeilen werden gelesen und Kategorien zugeordnet; falsche Zuordnungen korrigierst du mit einem Tipp.
2. Export öffnen: Mehr → An Finanzsoftware exportieren.
3. Programm und Zeitraum wählen: diesen Monat, letzten Monat, dieses oder letztes Jahr, oder ein eigener Zeitraum.
4. Bargeldkonto anlegen: Lege im Programm ein Bargeldkonto „Kassenbons“ an. Das ist wichtig, damit die Bons nicht doppelt neben den Bankumsätzen in deinem Girokonto stehen.
5. Datei importieren in dieses Konto. Bei CSV ordnest du die Spalten beim ersten Mal zu, danach merkt sich das Programm die Zuordnung meist.

Werden die Einkäufe so nicht doppelt gezählt?

Das ist die häufigste Frage. Die Kartenzahlung steht schon im Girokonto, der Bon jetzt zusätzlich im Konto „Kassenbons“. Zwei übliche Lösungen:

• Bargeldkonto als Detailkonto: Buche die Kartenzahlung im Girokonto als Umbuchung auf „Kassenbons“. Die Kategorien kommen dann nur aus dem Bon-Konto, die Summe stimmt.
• Nur auswerten: Schließe das Konto „Kassenbons“ aus dem Vermögen aus und nutze es nur für Auswertungen nach Kategorien.

Welche Variante dein Programm anbietet, steht in dessen Hilfe unter Umbuchungen oder Konten ausblenden.

Und für den Steuerberater?

Für Selbstständige gibt es eine DATEV-Vorlage im Format Buchungsstapel (SKR03, Kasse 1000, Kategorie im Buchungstext). Mehr dazu, was der Steuerberater sonst noch braucht, steht im Ratgeber Kassenbons für den Steuerberater.

Checkliste

• Eigenes Bargeldkonto „Kassenbons“ statt Import ins Girokonto.
• Kategorien vor dem Export kurz prüfen, besonders bei Drogerie und Haushalt.
• Zeiträume ohne Überschneidung exportieren.
• Kartenzahlungen als Umbuchung buchen oder das Bon-Konto aus dem Vermögen ausblenden.

Dieser Text ist keine Rechts- oder Steuerberatung.